Het Forum Fiscaal Dienstverleners (om deze website te bekijken moet je lid zijn van dit forum) heeft een aantal voorbeelden gepubliceerd voor het bepalen van de vaste thuiswerkvergoeding. De thuiswerkvergoeding is een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling. Deze vergoeding is bedoeld voor de extra kosten die een werknemer thuis maakt voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. De maximale thuiswerkvergoeding bedraagt voor het jaar 2022 € 2,00 per thuisgewerkte dag. De werkgever kan deze vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.
Voor deze gerichte vrijstelling geldt de 128-dagenregeling. Dit wil zeggen dat als de werknemer 128 dagen thuiswerkt, de werkgever de werknemer een vaste thuiswerkvergoeding mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt. De 128-dagenregeling gaat uit van 214 werkdagen per jaar voor een fulltime medewerker, na aftrek van vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en feestdagen.
De werkgever mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een vergoeding voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer naar de vaste werkplek toepassen. Dit is alleen mogelijk als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en daarnaast een zakelijke reis (dienstreis) maakt, die geen woon-werkverkeer is.
Er is in ieder geval sprake van een vaste werkplek als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 40 dagen naar de betreffende plek reist. Dit is ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf. Er kan sprake zijn van meerdere vaste werkplekken.
De werkgever kan met de werknemer afspraken maken over het aantal thuiswerkdagen. Dit kan een basis vormen voor de vaststelling van de onbelaste vergoeding voor de reizen voor woon-werkverkeer en voor de thuiswerkkosten. De vaste vergoeding hoeft de werkgever niet aan te passen als de werknemer incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor werkt, of andersom. Als de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar kantoor gaat, dan moet de werkgever de vaste vergoeding wel aanpassen.
Het RB stelt voor haar leden een aantal juridische modellen beschikbaar om het thuiswerken arbeidsrechtelijk goed vast te leggen. Dit zijn de Checklist aandachtspunten thuiswerken, de _Aanvulling arbeidsovereenkomst i.v.m. thuiswerken _en het Thuiswerkreglement. Deze modellen zijn terug te vinden in de juridische modellenbank.
Bekijk voor meer informatie: Paragraaf 9 Nieuwsbrief Loonheffingen 2022 .
